Informasjon til medarrangører

Denne nettsiden har til formål å veilede individer/organisasjoner som er medarrangører for Verdensseminaret.

Retningslinjer for medarrangører

Koordineringen av Verdensseminaret skal være ivaretatt av SAIH, Blindern som oppnevner en koordinator til enhver tid. Planlegging og gjennomføringen av de enkelte seminarene ivaretas av diverse norske student/utviklingsrelaterte organisasjoner. Prioritet vil bli gitt til studentorganisasjoner ved UiO. SUM har faglig-økonomisk ansvar for seminarrekken. SUM skal oppnevne en som har ansvar for å:

  • Godkjenne programmet for hvert semester
  • Sørge for fremdrift i henhold til retningslinjene
  • Holde utgiftene innenfor budsjettrammen.
  Høstsemesteret Vårsemesteret
Første planleggingsmøte ca. uke 12  ca. uke 42
Innlevering av idéskisser for godkjenning av SUM/SAIH ca. uke 13  ca. uke 43
Identifiser innledere og ta kontakt ca. uke 15  ca. uke 46
   
Tema og ferdig panel leveres til programmet senest uke 27 senest uke 51
Påminnelse og praktiske opplysninger til innlederne en uke før seminaret  en uke før seminaret
Annonsering, plakater på Blindern en uke før seminaret  en uke før seminaret

1. Idéskisse

Etter første planleggingsmøte skal dere utforme en idèskisse som skal inneholde tema, og forslag til paneldeltakere. Grunnet stor pågang til Verdensseminaret, anbefales det å gjøre grundig arbeid med dette. Tidsfristen for å levere inn idèskissen i slutten av uke 43/13.

Videre vil koordinatorene holde et møte med SUM hvor alle idèskissene blir gjennomgått. SUM, som har det faglige ansvaret, gir tilbakemelding med evt. forslag til aktuelle paneldeltagere, kommentarer på tema osv.

Verdensseminar-koordinatorene vil så videreformidle tilbakemeldingen til medarrangørene. Det blir da også satt opp en semesterplan hvor medarrangørene blir tildelt datoer og de endelige temaene blir fastsatt.

2. Kontakt med innledere

Det bør være klart på en tidlig tidspunkt om seminaret skal foregå på engelsk eller norsk. Av hensyn til debatten, skal hele seminaret foregå på et av de to språkene.

Reiseutgifter skal hovedsakelig betales av medarrangøren, men kan unntaksvis dekkes etter behov av SUM (inntil NOK 4000 totalt for alle seminarer pr. semester, kun innenfor Norden).

Vi anbefaler å ha tre personer i panelet i tillegg til ordstyrer. Det kan fort bli litt knapt med tid dersom det er fire i panelet, men det kan være lurt å ha en reserve i baklomma. Panelsammensetningen bør gi grunnlag for debatt og helst representere ulike synsvinkler. Husk å minne panelet og ordstyrer om at man bør være ferdig med alle innleggene til kl. 18.00, hvor man deretter åpner opp for debatt og spørsmål fra salen.

3. Innlevering av tema, overskrift og panel

Når tittel, tema og panel er i boks sendes dette til kontaktansvarlig.

4. Påminnelse

Minn innledere på når og hvor seminaret er en uke før seminaret. Spør om de har behov for Power Point og prosjektor (finnes allerede i auditorium) Om noen i panelet skal bruke et spesielt format, eller Mac til fremvisning, er det nødvendig at koordinatorene får beskjed en uke før seminaret.

5. Annonsering

Programmet og påminnelse om hvert seminar sendes ut til alle på e-postlisten til Verdensseminaret (e-post til ca. 1500 navn) og gjennom Verdensseminaret på facebook. Koordinatorene vil ha ansvaret for all slik annonsering. Medarrangørene har ansvar for opphenging av plakater. De kommer til å kopierer plakater og flyers en uke før seminaret og deretter ta kontakt med dere når dere kan komme å hente de. Plakatene legges på SAIH sitt kontor i 2. etasje på Villa Eika.

Heng opp over hele Blindern! Det er lurt å dele ut informasjon på andre seminarer som handler om lignende emner (Globaliseringskonferansen, NorLARNets seminarer, ved studentaktiviteter osv.) Få tak i nye studenter ved semesterstart, og bruk kontaktnettverket deres aktivt.

SAIH Blindern ved koordinator oppretter Facebook event for alle Verdensseminarene. Medlemsorganisasjonene er forventetet å invitere og bruke Facebook. Men vennligst ikke lag egne eventsider men bruk Verdensseminarets offisielle eventside.

6. Praktiske opplysninger til innlederne

De som tar taxi må oppgi adressse "Moltke Moes vei 31" (så fremt seminaret er i SV-bygget som vanlig)

7. Seminaret

Hils alle innlederne velkommen og gå gjennom opplegget som dere allerede har klargjort på forhånd med ordstyrer. Koordinatoren vil først presentere seminaret og ordstyrer, deretter tar ordstyrer over showet. Dersom deres organisasjon vil si noen ord, kan dette gjøres etter at koordinatoren har snakket.

Honorarskjema:

Koordinatoren gir innledere som ønsker det honorarskjema og evt. reiseregningskjema. Disse fylles ut og sendes til SUM sammen med kopi av skattekort.

Hvis honorar (evt. reisen) skal utbetales til eget firma eller tjenestested må faktura (med kopi av vedleggene nevnt ovenfor for reiser) sendes til:

Regnskapsseksjonen – sentral fakturabehandling
Boks 1074 Blindern
N-0316 OSLO

Bestillerkode: 290199
Tiltaksnr. 602004/USEM

Hvis betaling går til eget firma må kopi av bekreftelse fra Brønnøysund register vedlegges. Kontakt økonomiansvarlig på SUM.

Vann:

Koordinatoren setter frem en mugge med vann og glass til paneldeltakere.

Oppmøte:

Møt opp senest et kvarter før seminaret. Sørg for at bord og stoler til innledere er på plass og at powerpoint fungerer. Koordinatoren vil være tilstede for å hjelpe til.

LYKKE TIL!

Publisert 11. aug. 2016 14:52 - Sist endret 13. juni 2017 14:51